Denne datadisiplininstruksen gjelder bruk av Norges Blindeforbunds datautstyr, nettverk og datasystemer, inkludert fjernpålogging og mobiltelefoner.
Den ansatte skal ikke gjennom bedriftens nettverk tilegne seg eller forsøke å tilegne seg informasjon han/hun ikke er ment å ha tilgang til.
Den ansatte skal sørge for at arbeidsrelatert informasjon er tilgjengelig for arbeidsgiver og, som hovedregel, andre ansatte.
Passord legitimerer den ansatte som rettmessig bruker av sin bruker-ID. Passordet er den ansattes personlige ”nøkkel” til systemene og de data som ligger der. Passordet skal holdes hemmelig for alle andre, med mindre annet er godkjent av IKT-avdelingen/Norges Blindeforbund. Passordet kan oppgis til kolleger dersom det er nødvendig i forbindelse med fravær fra kontoret. Når den ansatte får beskjed om å endre passordet, skal han/hun velge et passord som ikke lett kan knekkes av andre (bruk for eksempel ikke navn, fødselsdato, bilmerke). Ved mistanke om at utenforstående har fått kjennskap til passordet, skal passordet endres umiddelbart.
Av hensyn til faren for misbruk er det viktig at den ansatte sikrer tilgangen ved å logge ut eller låse skjerm når han/hun ikke er tilstede, fordi uvedkommende med letthet ellers kan tilegne seg informasjon ved hjelp av vedkommendes maskin. For å spare strøm og for å minske risikoen for brann skal maskinen fysisk slås av ved arbeidstidens slutt.
Det er ikke lov å lagre sensitive personopplysninger på portable medier. Utskrifter som inneholder personopplysninger og/eller konfidensiell informasjon den ansatte ikke lenger har behov for, skal makuleres. Forpliktelser etter dette punkt supplerer taushetserklæringer for dem som er bundet av slike.
Arbeidsgiver står fritt til å sperre alle tjenester som kan medføre en sikkerhetsrisiko.
Da håndholdt datautstyr som mobiltelefoner ofte tas med utenfor arbeidsgivers lokaler, må det utvises særlig forsiktighet ved nedlasting av filer til slikt håndholdt datautstyr. Så snart den ansatte blir oppmerksom på det, skal tap av slikt utstyr tilhørende arbeidsgiver rapporteres til IKT-avdelingen/Norges Blindeforbund eller nærmeste overordnede, og mobiltelefonabonnement skal sperres.
Arbeidsrelaterte dokumenter skal, uavhengig av opprinnelse, som hovedregel lagres i bedriftens elektroniske arkivsystem, slik at disse dokumentene på en enkel måte gjøres tilgjengelige for andre ansatte.
Arbeidsgiver har på lik linje med øvrige ansatte adgang til den informasjon som ligger på datanettverkets fellesområde, herunder i bedriftens elektroniske arkivsystem.
Arbeidsgivers e-postsystem er opprettet som et arbeidsverktøy, hvor den enkelte ansatte i den anledning har fått stilt til disposisjon en e-post adresse (nn@blindeforbundet.no) med tilhørende e-postkasse.
Arbeidsgivers e-postsystem, herunder e-postadresse og e-postkasse, tillates imidlertid også brukt til private formål. Privat bruk skal dog ha et begrenset omfang. Sunn fornuft og god dømmekraft må være førende for all privat bruk. E-postsystemet skal ikke brukes til å spre materiale som er diskriminerende, pornografisk, obskønt eller på annen måte fremstår som støtende.
Ansatte skal overholde instrukser gitt av IT-avdelingen/Norges Blindeforbund I denne sammenheng påpekes at:
Arbeidsgiver har som utgangspunkt ikke anledning til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post (herunder vedlegg) i den ansattes e-postkasse.
Arbeidsgiver har likevel adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i den ansattes e-postkasse når dette er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Som eksempler kan nevnes:
Videre har arbeidsgiver adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i den ansattes e-postkasse hvor det foreligger begrunnet mistanke om at den ansattes bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Som eksempler kan nevnes:
Hvis arbeidsgiver vurderer å gjennomføre innsyn i den ansattes e-postkasse, skal den ansatte (ved bortgang pårørende), så langt det er mulig bli varslet og gis anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsynet. Varselet bør av bevishensyn gis skriftlig. I varselet skal den ansatte bli orientert om grunnlaget for at arbeidsgiver ønsker å gjennomføre innsyn, den ansattes rett til å være til stede under gjennomføringen av innsynet og retten til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant i sakens anledning.
Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
Dersom innsyn i den ansattes e-postkasse viser at det ikke foreligger dokumentasjon som arbeidsgiver har rett til innsyn i, skal e-postkassen og dokumenter i denne straks lukkes. Eventuelle kopier skal i denne sammenheng slettes.
Foretar arbeidsgiver innsyn uten at den ansatte er varslet i forkant, skal den ansatte motta en skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. En slik underretning skal, i tillegg til den informasjon som fremkommer ved varsel om innsyn, også inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet, samt resultatet av innsynet.
Arbeidsgiver har som utgangspunkt ikke anledning til å gjennomsøke, åpne eller lese dokumenter eller informasjon som er lagret på mobiltelefon, bærbar pc eller andre elektroniske medier/lagringsenheter som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for den ansatte til bruk i arbeidet. Tilsvarende gjelder for dokumenter som er lagret på den ansattes private område i arbeidsgivers datanettverk.
Arbeidsgiver har imidlertid adgang til å gjennomføre innsyn i ovenfor nevnte dokumenter, informasjon og lagringsmedier på samme måte og i samme omfang som arbeidsgiver kan foreta innsyn i ansattes e-postkasse, se punkt 7 og 8.
I forbindelse med at den ansattes arbeidsforhold opphører og senest innen fratreden, plikter den ansatte å slette all informasjon av privat karakter som befinner seg i e-postkasse, mobiltelefon, bærbar pc eller andre elektroniske medier som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for den ansatte til bruk i arbeidet.
Arbeidstaker plikter videre å gi arbeidsgiver tilgang til all arbeidsrelatert informasjon, ved at denne lagres på fellesområdet i arbeidsgivers datanettverk eller annet foreskrevet sted. Alternativt kan den ansatte samtykke til at innholdet i den ansattes e-postkasse, på tidspunktet for fratreden, overføres til arbeidsgiver som en del av fellesområdet i arbeidsgivers datanettverk. For at et slikt samtykke skal være gyldig er det en forutsetning at den ansattes e-postkasse gjøres utilgjengelig for mottak av ny informasjon utover tidspunktet for samtykkets avgivelse, og at informasjon underlagt taushetsplikt undergis særskilt behandling i henhold krav som måtte følge av lov eller forskrift.
Norges Blindeforbund har god beskyttelse mot virus. Oppdaterte virusprogrammer må benyttes for at dette systemet skal virke sikkert nok. Alle ansatte må dessuten være forsiktige ved bruk av e-post og internett. Brukere av hjemme-PC og hjemmekontor må følge instruks for oppdatering av virusprogrammer. Dersom datavirus oppdages, skal IKT-avdelingen/Norges Blindeforbund varsles så fort som mulig.
IKT-avdelingen/Norges Blindeforbund foretar ingen systematisk overvåking av den enkelte ansattes bruk av IKT-systemene. IKT-systemene har imidlertid innebygde logger som kan spore aktivitet tilbake til den enkelte PC (for eksempel logges IP-adresse når internett brukes). Disse loggene brukes for å overvåke belastningen, planlegge kapasiteten og for å rette feil.
Installasjon av programvare og utstyr utover det som utgjør Norges Blindeforbund IKT-plattform skal være faglig begrunnet og skal bare gjøres etter avtale med IKT-avdelingen/Norges Blindeforbund. Dette fordi PC-oppsettet er standardisert og egne installasjoner vil forsvinne ved reinstallering eller bytte av PC.
Maskiner tilkoblet Norges Blindeforbunds nettverk er utstyrt med fjernstyringsprogramvare som gjør det mulig for IKT avdelingen å hjelpe den ansatte med problemer/installering.
Den ansatte forplikter seg til å følge de lisensvilkår, lover og regler som gjelder for bruk av programvare. Den ansatte skal bare installere programvare som han/hun som bruker har lisens til å benytte. Arbeidsgiver forbeholder seg retten til uten forutgående varsel å fjerne programvare som ikke følger lisensvilkårene eller norsk lov. Herunder er kopiering av lisensiert programvare forbudt med mindre arbeidsgivers avtale med leverandør uttrykkelig gir adgang til dette.
Arbeidsgivers datautstyr (PCer, mobiltelefoner, servere, fellesnett og øvrig infrastruktur) er stilt til den ansattes disposisjon for bruk som arbeidsverktøy. Dette datautstyret kan bare tillates brukt privat i begrenset omfang og på en slik måte at det ikke tar mye kapasitet i fellesnettet. Sunn fornuft og god dømmekraft må være førende for all privat bruk.
Ansatte anbefales å benytte annen E-post tjeneste til private forhold.
Bruk av Norges Blindeforbunds utstyr for å utføre egen næringsvirksomhet eller arbeid/ oppdrag utenfor Norges Blindeforbund kan bare skje så lenge oppdraget skjer i overensstemmelse med de retningslinjer som er fastsatt i bedriftsinterne avtaler og/eller bedriftsinterne ordinger til de respektive enhetene i Norges Blindeforbund eller etter avtale med arbeidsgiver.
Oslo 01.01.10
IKT–leder
Terje S Mork
Personalleder
Trond Breiby